Maliye bakanlığı tarafından düzenlenen, Vergi Usulleri Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu tarafından belirlenen çerçevede ticari firmalar için tutulması zorunlu olan defter-i kebir ve yevmiye defterlerinin elektronik platformda hazırlanıp muhafaza edilmesi büyük bir emekle yapılan uygulamaya e-Defter denir. Bildiğiniz gibi Ticari faaliyet amacıyla kurulmuş bütün firmalar, vergi mükellefi oldukları için her parasal hareketleri mutlaka katı altında olmalıdır. Bu bir zorunluluktur. GİB tarafından yürürlüğe konulan E-Defter uygulaması bu kayıt tutma ve istenmesi halinde denetlenme işinin elektronik ortamda gerçekleştirilmesini sağlar.
E-Defter uygulamasını kullanmaya başladıktan sonra yapılan işlemlerin her birinin içeriği GİB’e gönderilmez. Yani muhasebe kayıtları GİB’e aktarılmaz. Bu kayıtlara aktarılmayacak ise ne yapmamız gerekecek. Yapılması gereken, yapılan işlerin özeti olarak kabul edilen ve bizim berat diye ifade ettiğimiz bilgiler GİB’e gönderilir.
GİB’in belirlediği format ve standartlara uygun olarak tutulan e-Defterler, kağıt baskı olmadan kaydedilir, ve böylece değişmezliği ve kaynağının güvenilirliği garanti altına alınmış olur. Bu işlemin gerçekleştirilmesini ise gerçek kişilerde elektronik imza, tüzel kişilerde mali mühür gibi uygulamalarla sağlar.