E-İrsaliye / E-İrsaliye Nedir?

e-İrsaliye bizim normal olarak kullandığımız irsaliye yerine artık digital ortamda takip işlemidir. Kağıt kullanarak sevk irsaliyesi oluşturan firmalar kağıt olarak irsaliye düzenlerken buna karşılık, e-irsaliyeye geçiş yapan firmalar dijital ortamda irsaliye düzenleyerek karşı tarafa ulaştırırlar. Aslında iki çeşit irsaliye vardır. İlki sevk, diğeri taşıma irsaliyesidir. Bizim digital ortamda hazırladığımız e-İrsaliye daha çok sevk irsaliyesi yerine geçecek, irsaliye digital ortamda malı teslim alan kişiye iletilecek. Bununla birlikte araç, şoför ve rotasyon bilgisi taşıyan taşıma irsaliyesi yine kağıt olarak araçta bulundurulmaya devam edecek.

e-İrsaliye Resmi Olarak Takibi

Bu yapı bildiğimiz diğer e-dönüşüm yapıları gibi genel çerçevesi, GİB tarafından belirlenmiş bir yapıdır. Bunun uygulanabilmesi için GİB tarafından  487 sıra No’lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği kapsamında genelge oluşturulmuş ve sunulmuştur

e-İrsaliyede bulunması gereken bilgiler

  • Şirketin bilgileri ( ticari unvan, adres, vergi dairesi ve hesap numarası) satıcı bilgilerinin düzenlenmesi
  • Evrakın düzenlenme tarihi ve belge numarası
  • Karşı tarafın bilgileri (Alıcı adı soyadı, adres, ticari unvan, vergi dairesi ve hesap numarası)
  • Taşınan malın türü ve miktarı
  • Ürünün fiili sevk tarih. Burada saat-dakika ve tarih yazılı olmalı

e-İrsaliye İle Kağıt İrsaliyenin Farkı Nelerdir?

Bu iki işlemin aslında temel mantık olarak birbirinden farkı yoktur. Hukuki anlamda iki işlemde aynı işi yapmış olur. E-irsaliyenin kağıtlı iletinden farkı üzerinde taşımayı yapan aracın plaka bilgisi ve şoförün kimlik bilgileri gibi bilgileri de içermesidir. Digital ortamda oluşturulan e-irsaliye vasıtasıyla e-irsaliye kullanıcıları Gelir İdaresi Başkanlığı’nın oluşturduğu portal üzerinden teslim aldıkları ürünün kabul ve red işlemini de gerçekleştirebilirler. Böylece teslimat işlemi yapılırken iade ve olası hatalardan kaynaklı aksaklıklar ile kısmi kabul konusunda satıcı bilgilendirilebilmektedir.

E-İrsaliyeyi Kimler Kullanmak Zorundadır?

E-fatura sistemine kayıtlı tüm firmaların e-irsaliyeye geçiş yapması zorunludur. Ayrıca, şahıs ve sermaye firmaları kendi talepleriyle e-irsaliyeye sistemine geçiş yapma hakkına sahiptirler. GİB’in yayınladığı taslak tebliğe göre zorunlu geçiş yapacak firmaların 1 Temmuz 2020 itibariyle, kendi istekleriyle geçiş talebi olan firmalarsa herhangi bir tarihte elektronik irsaliye kullanıcısı olabilirler.

e-İrsaliye Gönderilirken yapılması gerekenler?

Burada en öncelikli şart , e-İrsaliye gönderirken alıcı ve satıcının her ikisinin de sisteme kayıtlı olması gerekir. Taraflardan biri e-irsaliye kullanıcısı diğeri kağıtlı iletim ise elektronik irsaliye gönderilemez. Bu durumda e-arşiv ya da kağıtlı iletim(sevk irsaliyesi) üzerinden irsaliye gönderimi yapılabilir.
e-İrsaliye gönderebilmek için önce e-faturayı düzenleyip göndermek gerekiyor. e-Faturanın gönderilemediği durumda ise e-irsaliye gönderimi de yapılamamaktadır.

E-İrsaliye İşleminin Getirdiği Kolaylıklar Nelerdir?

Her elektronik işlemlerde olduğu gibi e-İrsaliyeye geçiş işlemi yapıldıktan sonra kağıt olarak düzenlediğimiz irsaliye olayına göre çeşitli pratiklikler ve kolaylıklar yaşanmaktadır. Zaten halihazırda e-fatura ve e-arşiv kullanıcısı iseniz faturalama süreçlerinin digitale taşınmasının kolaylıkları e-irsaliye ile daha rahat bir hale gelecektir. Bu noktada hem tasarruf ve hem de muhafaza süreçleri aşamasında digital ortamın kolaylıklarından faydalanmış olacağız. Kağıt, yazdırma ihtiyacı, kargolama işlemi , çıktıların arşivlenme süreçleri ve çıktının kaybolması durumunda yenisini gönderme gibi sorunlar artık yaşanmaz. Faturalarınızda olduğu irsaliyenizi de elektronik ortamda hazırlayıp karşı tarafa ulaştırabilirsiniz. Bunun bizim hem iş süreçlerimizin hızlanması ve hem de maliyet azaltılması hususunda faydalı olacağı gözden kaçırılmamalıdır.